Politique de confidentialité
Mise à jour : 3 octobre 2026. Version de référence en français — Referentieversie in het Frans — Reference version in French — Versión de referencia en francés.
1. Responsable du traitement
Letisia De Coster, entrepreneuse individuelle (autónoma) exerçant en nom propre en Espagne sous le nom commercial AdminExpat España — NIF/NIE : Z0498077V.
Adresse professionnelle en cours de mise à jour ; pour toute correspondance, utilisez l'adresse e-mail ci-dessous.
Contact pour toute question sur vos données : adminexpat.espana@gmail.com (indiquez « Protection des données » dans l'objet).
2. Données, finalités et bases juridiques
| Données | Pourquoi | Base juridique |
|---|---|---|
| Compte : e-mail, prénom, langue, mot de passe (chiffré, jamais lisible) | Créer et sécuriser votre compte | Exécution du service |
| Profil que vous renseignez : commune, province, communauté autonome, nationalité, citoyenneté UE, situation professionnelle, logement, conjoint, enfants, véhicule | Personnaliser votre parcours et indiquer l'organisme compétent | Exécution du service |
| Suivi : état de vos démarches et de leurs étapes, historique de ces étapes, checklist, favoris, rappels | Vous permettre de suivre vos démarches | Exécution du service |
| Rappels par e-mail (si vous les activez dans votre Profil) : adresse e-mail, titre et date de vos rappels | Vous envoyer vos rappels le jour de leur échéance | Votre choix, que vous pouvez retirer à tout moment (Profil ou lien de désinscription dans chaque e-mail) |
| Documents déclarés : type, dates d'émission et d'expiration, note | Savoir ce que vous avez et ce qui vous manque | Exécution du service |
| Fichiers du coffre-fort (Premium, Premium Plus) : les fichiers que vous choisissez d'y enregistrer | Conserver vos documents pour vos propres démarches | Exécution du service que vous demandez |
| Messages envoyés à l'Assistant | Vous répondre | Exécution du service |
| Abonnement : formule, statut, identifiants techniques Stripe | Gérer votre abonnement | Exécution du contrat ; obligations comptables |
| Signalements d'information incorrecte | Corriger les contenus | Intérêt légitime |
| Données techniques : adresse IP, navigateur, journaux de connexion | Sécurité et fonctionnement | Intérêt légitime |
Nous ne demandons pas et ne stockons pas vos coordonnées bancaires : le paiement est traité par Stripe. Les documents de santé ne peuvent pas être déposés dans le coffre-fort. Les informations de profil autres que l'e-mail sont facultatives ; sans elles, le parcours est moins personnalisé.
3. Le coffre-fort
- Vous choisissez librement d'y enregistrer un fichier, et pouvez l'ouvrir, le remplacer ou le supprimer à tout moment.
- Les fichiers sont conservés dans un espace privé, accessible uniquement depuis votre compte, sans adresse publique. L'interface d'administration d'AdminExpat ne permet pas de consulter vos fichiers.
- Vos fichiers ne sont pas chiffrés de bout en bout ; ils sont chiffrés au repos par l'hébergeur. Le prestataire d'hébergement et la personne chargée de la maintenance technique peuvent, en théorie, accéder à l'infrastructure ; cet accès n'est pas utilisé pour consulter vos documents.
- AdminExpat ne vérifie ni l'authenticité ni la validité de vos documents. Vos fichiers ne sont pas analysés et ne sont jamais transmis à une intelligence artificielle.
- Suppression : le fichier est effacé du stockage. Une copie technique temporaire peut subsister dans le cache du réseau de l'hébergeur pendant une courte durée (environ une minute au plus lors de nos tests) ; elle n'est accessible ni au public ni depuis une autre session.
- Conservez vos originaux : le coffre-fort ne remplace pas vos documents originaux ni vos propres copies. Ses fichiers ne font pas l'objet d'une sauvegarde séparée et pourraient ne pas être récupérables après un incident technique.
4. L'Assistant
Quand vous posez une question, sont transmis à notre prestataire d'intelligence artificielle (Anthropic) : votre message et les messages récents de la conversation ; uniquement les informations de profil utiles à la démarche concernée (votre commune seulement lorsque la question dépend du lieu) ; l'état de cette démarche et de ses étapes ; l'état de vos documents pour cette démarche (présent ou non, valide, expire bientôt, expiré), sans leurs dates exactes.
Ne sont jamais transmis : votre nom, votre e-mail, vos fichiers, leur nom, vos notes. AdminExpat ne conserve pas vos conversations ; seul un compteur mensuel d'utilisation est conservé. Selon la documentation d'Anthropic, les messages reçus par son API sont supprimés dans un délai de 30 jours. Évitez d'écrire dans l'Assistant des informations que vous ne souhaitez pas transmettre (numéros d'identité, données de santé).
5. Destinataires
| Prestataire | Rôle | Données | Lieu |
|---|---|---|---|
| Supabase | Base de données, comptes, stockage des fichiers | Données du compte et du coffre-fort | Union européenne (Francfort) |
| Netlify | Hébergement du site et des fonctions | Données techniques de connexion ; requêtes vers l'Assistant et le paiement | États-Unis et réseau mondial |
| Anthropic | Assistant | Voir section 4 | États-Unis |
| Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande) | Paiement | E-mail, données de paiement que vous lui fournissez directement | Union européenne ; transferts possibles vers les États-Unis |
| Resend | E-mails de confirmation, de réinitialisation du mot de passe et, si vous les avez activés, de rappel | Adresse e-mail ; pour les rappels : titre et date du rappel | Envoi depuis l'Union européenne (Irlande) ; société établie aux États-Unis |
Vos données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Lorsque des données sont traitées hors de l'Espace économique européen, elles le sont sur la base des garanties prévues par le RGPD que proposent ces prestataires (clauses contractuelles types et, le cas échéant, cadre de protection des données UE–États-Unis).
6. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte, profil, démarches, étapes, rappels, documents déclarés, fichiers | Tant que votre compte existe ; effacés à la suppression du compte. Aucune suppression automatique pour simple inactivité. |
| Conversations avec l'Assistant | Non conservées par AdminExpat ; 30 jours au plus chez Anthropic selon sa documentation |
| Compteur d'utilisation de l'Assistant | Tant que votre compte existe |
| Données de facturation et de paiement | Durée imposée par la législation fiscale et comptable espagnole |
| Journaux techniques | Selon les durées propres à nos prestataires d'hébergement |
| Sauvegardes de la base de données | Lorsqu'elles existent, 7 jours au plus |
7. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition. Dans l'application : vous modifiez vos informations dans le Profil ; « Exporter mes informations » vous remet vos données ; « Supprimer mon compte » efface votre compte, vos données et vos fichiers. Vous pouvez aussi écrire à adminexpat.espana@gmail.com ; nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) ou de l'autorité de votre pays.
8. Suppression de votre compte
La suppression est définitive et nécessite de taper un mot de confirmation. Sont effacés : votre compte, votre profil, vos démarches et leurs étapes, vos rappels, vos documents déclarés et tous les fichiers de votre coffre-fort ; vos sessions sont fermées. Si vous avez un abonnement en cours, il doit d'abord être résilié. Ne sont pas effacées par cette action : les données de facturation que notre prestataire de paiement doit conserver en vertu de la loi, et les copies techniques temporaires décrites aux sections 3 et 6.
9. Cookies et stockage sur votre appareil
AdminExpat n'utilise ni cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience. Sont enregistrés sur votre appareil uniquement des éléments nécessaires au fonctionnement : votre session de connexion, vos préférences d'affichage (langue, proposition d'installation masquée) et les fichiers de l'application pour un usage hors connexion. La page de paiement est celle de Stripe, qui applique sa propre politique.
10. Sécurité
Connexion chiffrée ; accès aux données limité à votre compte par des règles appliquées côté serveur ; formats et taille des fichiers contrôlés ; aucun accès aux fichiers depuis l'administration. Aucun système n'est infaillible : en cas d'incident touchant vos données, vous serez informé conformément à la réglementation.
11. Mineurs
La création d'un compte est réservée aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Un parent ou représentant légal qui suit des démarches concernant un enfant ne fournit que les informations nécessaires.
12. Modifications
Cette politique peut évoluer. La date de mise à jour figure en tête de page ; en cas de changement important, vous en êtes informé dans l'application.